Nomi dei file e versioni: evitare il falso “definitivo”
Una convenzione semplice per distinguere bozze, verifiche e file consegnati.
Un file chiamato definitivo non comunica da solo se sia stato approvato o sostituito. Per una consegna di stampa è più utile una convenzione breve e coerente. La nostra proposta è distinguere progetto, versione e destinazione, conservando separatamente la nota di approvazione. Non occorre inserire una cronologia intera nel nome.
Usare una struttura leggibile
Scegli un ordine che il gruppo capisca e mantienilo per tutti i file. Per esempio puoi usare un identificativo del progetto seguito da una versione numerica e dal tipo di documento. Presenta questa convenzione al destinatario, invece di supporre che interpreti abbreviazioni interne.
Separare bozze e consegna
Tieni la cartella da inviare distinta dall'area di lavoro. Sposta al suo interno soltanto i file che appartengono alla versione concordata. Se prepari un pacchetto InDesign, verifica che il documento e l'eventuale PDF associato siano coerenti, secondo le opzioni documentate da Adobe e le richieste del destinatario.
Registrare che cosa è stato inviato
Dopo la consegna annota data, nome del file e versione. Una correzione successiva deve produrre una nuova consegna riconoscibile, non una sostituzione silenziosa che lasci dubbi su quale file utilizzare. Questa è una proposta di organizzazione, non un sistema certificato di gestione documentale. Il vantaggio pratico è poter rispondere a una domanda precisa: quale versione ha ricevuto lo stampatore? La risposta dovrebbe essere verificabile senza aprire dieci cartelle chiamate finale.
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